it.uwasa.fi

IT-Palvelut Ohjeet ja FAQ

Tietoaineiston käsittelyohje

Vaasan yliopistossa käsiteltävät tietoaineistot voidaan salassapitovaatimusten perusteella jakaa neljään eri ryhmään: 

  • Julkinen aineisto
  • Sisäinen aineisto
  • Luottamuksellinen aineisto
  • Salainen aineisto (merkittävä suojaustaso ja lainkohta)

Lue aineistoryhmien tarkemmat selosteet ja esimerkit täältä.

Aineiston tallennus työasemaan, verkkolevylle tai muistitikulle

Toimenpide Julkinen 
aineisto
Sisäinen 
aineisto
Luottamuksellinen 
aineisto
Salainen 
aineisto
Tallennus yliopiston henkilökohtaiseen työasemaan
Huom! Käyttäjän huolehdittava itse varmuuskopioinnista
Sallittu Sallittu Salattuna Salattuna
Tallennus käyttäjän Z-verkkolevylle (oma konesali) Sallittu Sallittu Sallittu Salattuna
Tallennus yliopiston owncloud-palveluun Sallittu Sallittu Salattuna, rajauksin
Rajauksin: on varmistettava ettei tiedostoja jaeta tai jaetaan vain määritellyille
Salattuna
Tallennus käyttäjän OneDrive-verkkolevylle (yliopiston hallinnoima O365-palvelu) Sallittu Sallittu Salattuna (ei henkilötietoja), rajauksin
On varmistettava ettei tiedostoja jaeta tai jaetaan vain määritellyille, käyttäjän huolehdittava itse varmuuskopioinnista
Ei sallittu
Aineiston tallennus (kopiointi) ulkoiselle tallennusvälineelle Sallittu Sallittu Salattuna
Aineisto suojataan salauksella tai käytettävä salaavaa muistitikkua
Salattuna
Aineisto suojataan salauksella tai käytettävä salaavaa muistitikkua
Säilytys toimipaikalla Sallittu Tiloissa joihin ei pääsyä ulkopuolisilla Lukitussa kaapissa tai lukitun huoneen kaapissa Salattuna, lukitussa kassakaapissa, ei saa jättää esille poistuttaessa tilasta
Aineisto suojataan salauksella tai käytettävä salaavaa muistitikkua

Aineistojen tallennus tai jakaminen julkisissa pilvipalveluissa

Toimenpide Julkinen 
aineisto
Sisäinen 
aineisto
Luottamuksellinen 
aineisto
Salainen 
aineisto
Tallennus julkiseen pilvipalveluun (esim. Dropbox, GoogleDrive, kuluttaja-OneDrive) Sallittu Ei sallittu Ei sallittu Ei sallittu

Aineiston lähettäminen sähköpostilla

Toimenpide Julkinen 
aineisto
Sisäinen 
aineisto
Luottamuksellinen 
aineisto
Salainen 
aineisto
Lähetys sähköpostina yliopiston paikallisessa postijärjestelmässä. Sallittu Sallittu Salattuna
Katso ohje
Salattuna
Katso ohje
Lähetys sähköpostina yliopiston ulkopuolelle Sallittu Sallittu Salattuna
Katso ohje
Ei sallittu

Yhteisten verkkolevyjen ja levyalueiden käyttö

Toimenpide Julkinen 
aineisto
Sisäinen 
aineisto
Luottamuksellinen 
aineisto
Salainen 
aineisto
Tallennus yksikön tai projektin paikalliselle verkkolevy Sallittu Sallittu Sallittu Sallittu, rajauksin
Alueen käyttöoikeudet tulee rajata vain niille joilla oikeus käsitellä aineistoa
Tallennus yliopistoyhteisön intranet –työtilaan (esim. yliopiston Navi) Sallittu Sallittu Sallittu, rajauksin
Jaettavien aineistojen tulee olla sellaisia, joita voidaan jakaa koko yliopistoyhteisölle
Ei sallittu
Tallennus työtilaan, jossa yliopiston ulkopuolisia jäseniä (esim. Eduuni Confluence Wiki) Sallittu Sallittu Sallittu, rajauksin
Tarvitaan salassapitositoumukset yliopiston ulkopuolisilta jäseniltä
Salattuna

Tallennus mobiililaitteisiin, tulostaminen

Toimenpide Julkinen 
aineisto
Sisäinen 
aineisto
Luottamuksellinen 
aineisto
Salainen 
aineisto
Tiedon säilytys matkapuhelimessa tai mobiililaitteessa Sallittu Sallittu Salattuna
Laite suojattava PIN-koodin lisäksi lukituskoodilla (numerokoodi tai salasana)
Salattuna
Laite suojattava PIN-koodin lisäksi lukituskoodilla (numerokoodi tai salasana)
Tulostaminen Sallittu Sallittu Sallittu, rajauksin
Käytettävä turvatulostusjonoa tai oheistulostinta
Sallittu, rajauksin
Käytettävä turvatulostusjonoa tai oheistulostinta

Tietoaineiston etäkäyttö

Toimenpide Julkinen 
aineisto
Sisäinen 
aineisto
Luottamuksellinen 
aineisto
Salainen 
aineisto
Tietoaineiston etäkäyttö Sallittu Sallittu Ei julkisista tiloista Ei sallittu

 

Aineistoryhmät ja niiden esimerkit

Julkinen aineisto

  • Julkaisut
  • Tiedotteet 

Sisäinen aineisto (niille, joiden tehtäviin liittyy, tai joiden tulee tietää)

  • Tieto joka ei ole tarkoitettu julkaistavaksi
  • Työtiedostot
  • Luonnokset, muistiot

Luottamuksellisina käsiteltävät aineistot

  • opiskelijan tai henkilökuntaan kuuluvan henkilökohtaisten ominai­suuk­sien arviointi opiskelijahuoltoa tai oppilaan opetuksesta vapauttamista koskevat tiedot
  • opiskelijan koesuoritukset
  • opiskelijan henkilökohtainen opintosuunnitelma HOPS
  • opinnäytetyön ja tieteellisen tutkimuksen suunnitelma, (tekninen) kehittämistyö
  • hankinta-aineistot ennen niiden tulemista julkisiksi
  • tilinpitoon tai rahoitukseen liittyvä aineisto
  • tilastoviranomaiselle tilastojen laatimista varten annettu aineisto
  • kanteluasiakirjat ennen asian ratkaisua
  • henkilötunnus ja henkilötiedot (kuten yhteystiedot ja perhesuhteet)
  • kolmansien osapuolten liike- tai ammattisalaisuudet
  • vuositulot, kokonaisvarallisuus tai henkilön taloudellinen asema
  • yliopiston omat liike- tai ammattisalaisuudet
  • yliopiston suojattavat immateriaalioikeudet (IPR)
  • potilastiedot, tiedot henkilön terveydentilasta
  • henkilön salainen puhelinnumero tai yhteystieto
  • onnettomuuksiin tai poikkeusoloihin varautuminen ja väestönsuojelu
  • keskeneräiset riita- ja rikosasioita koskevat asiakirjat

Salaisina käsiteltävät aineistot, joihin merkittävä suojaustaso ja lainkohta

  • psykologisen testin tai soveltuvuuskokeen tulos
  • muut arkaluonteiset henkilötiedot, esim. ammattiliittoon kuuluminen, sosiaalihuollon asiakkuus (Henkilötietolaki 11 §)
  • henkilöiden, rakennusten sekä IT-­järjestelmien suojaus ja turvajärjestelyt
  • Julkisuuslaki 621/1999 24§