Huolehdi, että Zoom-sovellus on päivittynyt: työkoneilla älä estä Tietohallinnon automaattisia päivityksiä ja omalla koneellasi tarkista päivitykset (sovelluksen profiilivalikko > Check for updates).

Kokous ID

• Käytä aina satunnaisesti luotua kokous-ID:ta kaikkiin yksittäisiin ulkopuolisiin kokouksiin tai opetustapahtumiin. Omaa Personal Meeting ID:tä voit käyttää oman tiimin tai muun tutun käyttäjäjoukon kokoukseen
• Kokous kannattaa suojata salasanalla. Salasana lähtee aina kokouskutsussa, kun lähetät sen esimerkiksi Outlookissa. Salasana suojaa satunnaiselta kokeilulta, koska 9-11 numeroa sisältävä kokous-ID voidaan vahingossa tai tarkoituksella arvata.

Kokous- ja profiiliasetukset

• Mieti tarkkaan Enable join before host -asetustuksen käyttöä. Salli ainoastaan, jos kokouksella on joku varmistettu vetäjä, mikäli et itse ole kokouksessa. Muussa tapauksessa kokouksessa voi oleskella. Voit lisätä kokousta ajastaessa Alternative Hostiksi kollegan, joka voi käynnistää kokouksen.
• Aseta mikrofoni ja kamerakuva pois päältä kokouksen aluksi. Muuta asetuksesta Video – off (participants) ja Mute participants upon entry.
• Voit käyttää odotushuonetta (Waiting room), mikäli kokouslinkkiä on levitetty julkisesti. Kokoukseen sisään vain hyväksynnällä.
• Omassa profiilissa voit etukäteen asettaa mm. niin, että näytön jakaminen mahdollista vain Hostilla.
• Vaadi osallistujilta käyttäjätili tai rekisteröinti. Valitse Only authenticated users can join tai Registration required. Huom. Opiskelijoilla ei välttämättä ole rekisteröityä tiliä.
• Omassa profiiliasetuksessa voit estää kokouksesta poistetun palaamasta: Allow removed participants to rejoin > laita tämä asetus pois päältä. Profiiliisi pääset sovelluksen asetuksista Profile > Edit my profile.
• Profiiliasetuksesta voit myös poistaa liitetiedostojen lähettämisen käytöstä chatin kautta.
• Profiiliasetuksista voi poistaa jaetun ruudun kommentoinnin (annotoinnin): Annotation enabled > tämä asetus pois päältä.

Kokouksessa

• Käytä aina Zoom-sovellusta, älä kirjaudu selaimella. Ohjeista tämä myös kokouksiin osallistujille, myös opiskelijoille. Selainkäyttö vaatii aina kirjautumisen.
• Löydät uuden Security-valikon työkaluriviltä. Voit mm.
  • Sallia/kieltää osallistujien näytönjaon, chatin, uudelleennimeämisen
  • Lukita kokouksen sen avaamisen jälkeen
  • Ottaa odotushuoneen käyttöön
• Participants -listalla voit sulkea osallistujien mikrofonin ja/tai kameran.
• Participants -listalla More-valikosta voit sallia/kieltää osallistujien mikrofonin avaamisen
• Voit siirtää/poistaa ei-toivotun henkilön kokouksesta (osallistujan nimen kohdasta > More) joko odotushuoneeseen tai kokonaan. Muista tähän liittyvä asetus profiilistasi.
• Voit poistaa chatin käytöstä kokonaan tai sallia vain kaikille näkyvän viestittelyn.
• Jakaessani näyttöä, voit poistaa annotoinnin mikäli sitä ei ole etukäteen tehty: kun jako on päällä > työkalurivissä More > Disable attendee annotation.
• Kun lopetat kokouksen Hostina, käytä aina End meeting for all.