it.uwasa.fi

IT-Palvelut Ohjeet ja FAQ

Zoom-ohje

Zoom on etäkokouskäyttöön tarkoitettu ohjelmisto, joka toimii Windows, Mac, Linux, iOS ja Android -laitteilla.

Asennus

Vaasan yliopiston henkilökunta

Jos Zoom ei ole jo valmiiksi asennettuna koneellasi, voit asentaa sen Software Centeristä (Zoom Client for Meetings). Asenna myös Zoomin Outlook-lisäosa (Zoom Plugin for Microsoft Outlook), jolloin pystyt tekemään etäkokouskutsun suoraan Outlookista.

Muut

Asenna Zoom Client for Meetings -ohjelmisto osoitteesta: https://uwasa.zoom.us/download 

Asenna myös Zoom Plugin for Microsoft Outlook jos haluat kutsua osallistujia etäkokoukseen Outlookin kautta.

Mobiililaitteet

Zoom on ladattavissa App Storesta ja Google Playstä, katso https://uwasa.zoom.us/download -sivun kohta Zoom Mobile Apps

Kirjautuminen

Login-ruutVaasan yliopiston henkilökunta kirjautuu Zoomiin SSO -valinnalla (Single Sign-On eli kertakirjautuminen).

  1. Ohjelman käynnistyksen yhteydessä valitse Sign In With SSO.
    Henkilökunnan koneilla ohjelman käynnistymisen jälkeen siirrytään suoraan kohtaan 3.

  2. Lisää Enter your company domain -ikkunaan uwasa ja valitse Continue.
    Koko osoite on siis uwasa.zoom.us

  3. Kirjaudu avautuvassa selainikkunassa Vaasan yliopiston tunnuksilla

Ensimmäisen käynnistyskerran jälkeen ohjelma muistaa kirjautumisen. Ulos ohjelmistosta voi kirjautua valitsemalla Log Out ohjelmaikkunan yläreunan ▼-statusvalikosta. 

 

Kokouksen luominen ja koollekutsuminen

Outlookin kautta

Kun Outlook-lisäosa on asennettu koneelle kutsun Zoom-kokoukseen voi tehdä suoraan Outlookin kalenterin ylävalikon Schedule a Meeting -painikkeella. Painike avaa tavallisen Outlookin kalenterikutsun mutta myös kokouksen Zoom-asetusvalikon. Oletusasetuksia ei tarvitse välttämättä muuttaa. Valikon saa vastaisuudessa käyttämään automaattisesti valittuja asetuksia alareunan Save and do not show again -valinnalla.

Zoom-valintojen tallennuksen jälkeen kutsun teko jatkuu kuten Outlookissa normaalistikin eli lisätään osallistujien sähköpostiosoitteet ja kokouksen otsikko sekä ajankohta. Zoom lisää linkin kokoukseen suoraan kutsuun, joka siis pitää säilyttää viestissä mutta muuten viestin sisältöä voi muokata haluamallaan tavalla.

Outlookista tehty kokouskutsu synkronisoituu Zoom-ohjelmaan, jonka Meetings-välilehdeltä tulevat kokoukset löytyvät ja josta ne on helppo käynnistää. Kokouksen käynnistäminen onnistuu kokoonkutsujalta jo ennen kokouksen ajankohtaa eli se ei ole sovittuun ajankohtaan sidoksissa.  

Zoom-ohjelmiston kautta

Zoom-ohjelmistossa kokouksen luominen onnistuu Schedule-painikkeella. Painike avaa kokouksen asetukset joiden hyväksymisen jälkeen Zoom avaa valitun kalenteriohjelmiston (yleensä Outlook), jolla tehdään kokoukseen kutsuminen.

Kutsun kokoukseen pystyy myös lähettämään erikseen painamalla Copy-painiketta halutun kokouksen kohdalla Zoom-ohjelman Meetings-välilehdellä. Kutsuteksti kopioituu leikepöydälle, josta sen voi liimata osallistujalle lähetettävään sähköpostiin.

Instant Meeting

Zoomissa on myös mahdollista luoda aikatauluttamaton, heti käytössä oleva kokous. Zoom-ohjelmistossa ns. Instant Meeting käynnistetään Start with video -painikkeella ja Outlookissa ylävalikon Start Instant Meeting -painikkeella. Instant Meetingeihin voit kutsua osallistujia suoraan kokousikkunan alavalikon Invite-painikkeella, valitse avautuvasta ikkunasta Default Email, jolloin sähköpostiohjelmistosi avaa valmiiksi kutsun ja kokouslinkin sisältävän sähköpostiviestin.

 

Kokoukseen liittyminen

Ohjeet Zoom-kokoukseen liittymiseen

Oman sovitun kokouksesi saat avattua helpoiten Zoom-ohjelmiston Meetings-välilehdeltä.

 

Kokous-ID

Zoomissa jokaisella kokouksella on oma 9-11 -numeroinen tunniste eli meeting ID (esim. 1234567890 tai 123-456-7890). 

Jokaisella käyttäjällä on myös oma uniikki Personal Meeting ID (PMI), jonka saa Zoomin asetuksia muokkaamalla myös kaikkien käyttäjän itse koollekutsumien kokousten ID:ksi. Tällöin kokousten ID on siis aina sama. 

 

Näyttötilat

Zoom-kokouksen osallistuja voi valita kahdesta eri näyttötilasta haluamansa. Näkymää vaihdetaan kokousikkunan oikeasta yläreunasta.

Speaker view -näkymässä Zoom nostaa etualalle aina aktiivisena olevan puhujan ja muut osallistujat näkyvät ruudun yläreunassa.

Gallery view näyttää ruudulla kaikki osallistujat (max 25) kerrallaan.

 

Näytön jakaminen kokouksen aikana

Näytön jakaminen kokouksen aikana tapahtuu kokousikkunan alareunan valikosta Share Screen -painikkeen avulla. Painike avaa valikon, josta voi valita jaettavan näkymän joka voi olla joku tietty avoinna oleva ohjelma, koko näyttö tai Zoomin oma valkotaulu.

Näytön jakamisen asetuksia pääsee muuttamaan Share Screen -painikkeen viereisen -nuolen takaa. Sieltä voi esimerkiksi rajoittaa, että ainoastaan kokouksen koollekutsuja (eli host) voi jakaa ruutuaan.

 

Oikeuksien jakaminen ja osallistujien hallinnointi

Kokouksen kokoonkutsujan (host) on mahdollista jakaa muille osallistujille lisää oikeuksia kokouksen hallintaan. Oikeuksien hallinta tehdään kokousikkunan alareunan Manage Participants -painikkeesta, josta avautuu osallistujalistaus. Osallistujien kohdalle hiirellä liikkuessa esiin tulle More-painike, josta hallinnointia voi tehdä. Osallistujalle voi esim. antaa host-oikeuden, antaa oikeuden nauhoittaa kokous tai laittaa osallistuja pitoon. 

Host-oikeutta jakaessa voi kokouksen antaa joko kokonaan toisen hallittavaksi (Make Host) tai jakaa host-ominaisuuden osallistujan kanssa (Make Co-Host). Kokouksen koollekutsuja saa host-oikeuden takaisin Participants -listan alareunan Claim Host -painikkeella.

 

Kokouksen tallentaminen

Voit nauhoittaa kokouksen kokousikkunan alavalikon Record-painikkeella. Painikkeesta avautuu valikko, josta valitaan nauhoitteen tallennuspaikka. Suosituksena on, että tallennus tehdään käyttäjän koneelle eli Record on this Computer. Nauhoite tallentuu tällöin käyttäjän tietokoneelle kotihakemistoon Zoom-kansioon, jonka sisässä jokaiselle tallennetulle kokoukselle on oma hakemistonsa. Kokouksen kansioon kokous tallentuu zoom_0.mp4 -nimellä, pelkkä ääniraita tallentuu samaan paikkaan audio_only.m4a -nimisenä.

Tallennus muodostuu hakemistoon kokouksen päätyttyä.

Tallennusmahdollisuus on sallittu automaattisesti vain kokouksen kokoonkutsujalle mutta hän voi jakaa tallennusoikeuksia myös muille osallistujille Manage Participants -painikkeen kautta.

Huom! Näyttötila vaikuttaa tallenteen lopputulokseen, esim. Speaker view:n tallenteessa ei näy muiden osallistujien kuvat laisinkaan, ainoastaan puhujan kuva ja jaetut kuvat tallentuu.

 

Chat 

Kokouksen aikana keskustelua voi käydä myös chat-ominaisuuden avulla. Pikaviestiruutu avautuu kokousikkunan alareunan valikosta Chat-painikkeesta. To-valinnalla saa viestin kohdistettua joko kaikille kokoukseen osallistuville (Everyone) tai yksityisesti ainoastaan tietylle osallistujalle.

 

Osallistujien jakaminen ryhmiin

Kokoukseen osallistujat voidaan jakaa ryhmiin Breakout Rooms -toiminnallisuuden avulla (valitse Breakout Rooms kokousikkunan alareunan valikosta). Ryhmiin jaon voi tehdä automaattisesti tai käsin valitsemalla osallistujat kuhunkin ryhmään. Kokouksen koollekutsuja voi osallistua halutessaan kunkin ryhmän toimintaan tai lähettää viestejä kaikille ryhmille yhtä aikaa.

 

Videoita ja lisäohjeita

Zoom-ohjevideoita (englanniksi)

Zoom support (englanniksi)